Online-Bewerbungen: Was gibt es zu beachten?

Die Online-Bewerbung ist eigentlich schon seit vielen Jahren obligatorisch. Dabei ziehen laut einer aktuellen Umfrage (2022) unter deutschen Personalchefs nur wenig mehr eine digitale Bewerbung vor einer Papierbewerbung vor. Dennoch ist klar: Die allermeisten Bewerbungen werden digital erstellt und verschickt – sei es als E-Mail-Bewerbung oder über Bewerbungsportale der Unternehmen bzw. Jobbörsen. Man sollte meinen, dass online bewerben von jedem Arbeitsuchenden im neuen Jahrtausend beherrscht wird – weit gefehlt. Neben grundlegenden Office-Kenntnissen mangelt es vielen Bewerbern an Wissen, sich gerade mit einer Online-Bewerbung in Stellung zu bringen. Ich möchte Dir ein paar Tipps und Tricks an die Hand geben, wie Du Dich im digitalen Bewerbungsprozess positiv von anderen Bewerbern abheben kannst.

PDF ist das Standard-Format für Deine Online-Bewerbung

Das PDF ist gängiger Standard und lässt relativ sicher zu öffnen. Außerdem ist steuerbar und erwartbar, wie die Bewerbung digital beim Empfänger erscheint, da sich beispielsweise keine Absätze in der Ansicht verschieben können. Allerdings solltest Du beachten, dass Du entweder eine gängige Standardschrift wie Calibri verwendest oder zumindest die Schriftart in Dein PDF-Dokument einbettest. Andernfalls kann es passieren, dass manche Zeichen Deiner Online-Bewerbung als Hieroglyphen und somit schlecht lesbar angezeigt werden. Und natürlich solltest Du Dir das erstellte PDF selbst ansehen und prüfen, bevor Du Dich damit online bewirbst.

In den meisten Fällen wird Deine Online-Bewerbung als ein einziges PDF erwartet. Solltest Du mehrere Dokumente haben, fügst Du die PDF-Dateien am Ende zu einer Bewerbungsmappe zusammen. Wenn Du kein passendes Programm dazu auf Deinem Computer hast, kannst Du gratis Online-Dienste wie PDF24 nutzen. Die Datei sollte dann entsprechend benannt werden: Bewerbung Dein Vor- und Nachname.

Verlinkungen in der digitalen Bewerbungsmappe

Natürlich sollten Online-Bewerbungen digital erstellt werden. Doch auch gelesen werden die Bewerbungsunterlagen häufig am Bildschirm. Damit Personalentscheider schnell an die gewünschten Informationen kommen, bieten sich Verlinkungen im PDF an. Mit sogenannten Text- oder Sprungmarken können Leser innerhalb eines Text-Dokuments an eine andere Stelle springen. Achte darauf, dass diese beim Erstellen Deiner Bewerbung als PDF übernommen werden. So kannst Du Personalern mit einer kurzen Inhaltsübersicht die Möglichkeit geben, direkt in den Lebenslauf zu springen. Dieser findet – ganz unabhängig von Online-Bewerbungen – bei deutschen Personalern in den meisten Fällen zuerst ihre Beachtung. Mit der Sprungmarke kommen Leser also direkt zu ihrem Ziel.

Verlinkung Deiner E-Mail in der Bewerbung

Doch auch externe Verlinkungen ergeben in einer digitalen Bewerbungsmappe durchaus Sinn. Am bekanntesten ist wohl der Link hinter einer E-Mail-Adresse. In den meisten Textprogrammen wird automatisch eine Verlinkung eingefügt, wenn Du nach der Eingabe der E-Mail als normalen Text Enter drückst. Das System erkennt durch das @, um was es geht. Klickt der Personaler in Deiner Online-Bewerbung auf den Link, öffnet sich automatisch das E-Mail-Programm. Ganz ähnlich funktioniert es mit Telefonnummern, bloß dass sich hier, wenn vorhanden, eine Call-Software öffnet. Personaler, die sich von Deiner Bewerbung angesprochen fühlen und Dich kontaktieren möchten, können dies durch die Verlinkung schnell und einfach tun.

Links zu Online-Bewerber-Profilen oder Arbeitgebern

Weitere externe Verlinkungen in Deiner digitalen Bewerbungsmappe können zu Online-Profilen führen. Gerade auf XING oder LinkedIn solltest Du ein aktuelles und ansprechendes Profil von Dir und Deinen Angeboten haben. Das ermöglicht Personalern, Dich auch im Internet schnell zu finden. Denn genauso wie Du Arbeitgeber googelst, tun das auch Personalentscheider. Überlasse also nicht dem Zufall oder dem Algorithmus, was andere im Internet über Dich finden. Zudem suchen auch Recruiter auf Karrierenetzwerken nach den passenden Mitarbeitern. Doch zurück zu den Links in Deiner Online-Bewerbung. Übersichtlich und aussagekräftig sollte Deine Bewerbung sein. Wenn es jedoch interessante Zusatzinfos gibt, kannst Du prinzipiell an jeder Stelle auf externe Quellen verweisen – sprich Internetseiten. Diese sollten möglichst spezifisch zum genannten Job oder zur Ausbildung passen. Auch kannst Du die Namen Deiner bisherigen Arbeitgeber im Lebenslauf mit Links unterlegen – sofern es für Leser von besonderem Wert ist.

Bedeutung Deiner Unterschrift in der Online-Bewerbung

Im Gegensatz zu Papierbriefen wird bei E-Mails die Unterschrift des Absenders weggelassen. Lediglich der Name wird digital angegeben. Doch hat eine Bewerbung einen besonderen Charakter. Abgesehen davon, dass manche Personaler auch bei Online-Bewerbungen eine originale Unterschrift erwarten, schaffst Du mit Deinem Autogramm ein Hervorhebungsmerkmal. Und auch rechtlich hat die Unterzeichnung für manche Arbeitgeber durchaus eine Bedeutung: Du bestätigst die Echtheit Deiner gemachten Angaben. Daher gehört grundsätzlich auch bei einer Online-Bewerbung Deine Unterschrift unter den Lebenslauf und unter das Anschreiben, sofern Du dieses als Text-Dokument erstellst und in Deinen Anhang packst.

Unterschrift scannen und digital in die Bewerbung einfügen

Leider wissen viele Bewerber nicht, wie sie ihre Unterschrift digital in ihre Bewerbung einfügen. Sie drucken zunächst Lebenslauf und Anschreiben aus, unterschreiben die Dokumente dann, um sie anschließend einzuscannen. Dieser Medienbruch verursacht zumeist eine sichtbar schlechte Qualität der Online-Bewerbung. Besser – und an sich einfacher – geht es so: Du unterzeichnest mit einem guten, blauen Stift auf einem weißen Papier. Dann fotografierst Du mit der passenden Zoom-Einstellung in bester Schärfe nur Deine Unterschrift ab. In einer Software zur Bildbearbeitung oder mit einem Online Dienst wie von experte.de entfernst Du den Hintergrund. Achte darauf, dass das Bild im Endeffekt nicht mehr als 100 kB Speicherumfang hat, damit Deine Online-Bewerbung nicht zu groß wird. Für eine notwendige Verkleinerung der Bild-Datei gibt es ebenfalls einen gratis Online-Anbieter wie compressjpeg.com. Am Ende kannst Du das Bild in Dein Textverarbeitungsprogramm unter Lebenslauf und Bewerbungsanschreiben einfügen – fertig.

Bewerbung per E-Mail verschicken

Wenn Du Deine Bewerbung digital anständig in ein PDF verpackt hast, ist der gängigste Weg zum Arbeitgeber die E-Mail. Deine Bewerbungsunterlagen hängst Du einfach an die E-Mail an. Der Anhang sollte 5 MB Umfang nicht überschreiten, weil es sowohl beim Versenden als auch beim Empfang ansonsten zu Problemen kommen kann. Tatsächlich stehen technische Hindernisse dem einfachen Öffnen und Lesen der Online-Bewerbung allzu oft im Wege. Damit Du mit Deiner Bewerbung per E-Mail aber dennoch in jedem Fall die gewünschte Aufmerksamkeit der Personaler erhältst, solltest Du zwei Punkte beachten.

Betreff als erste Lesezeile Deiner E-Mail-Bewerbung

Bevor Deine Bewerbung im Anhang geöffnet oder der Inhalt Deiner E-Mail gelesen wird, filtern Empfänger die Auswahl an Lesestoff in ihrem Postfach nach der Betreffzeile. Sehr wohl bekommst Du von den meisten E-Mail-Programmen einen Hinweis, wenn Du den Betreff weglässt – schließlich landen solche Mails häufig im Spam-Ordner. Aber sicherlich wird Deine Bewerbungs-Mail auch keine besondere Beachtung finden, wenn der E-Mail- Betreff dem anderer eingehenden Bewerbungen gleicht wie ein Ei dem anderen. Halte den Betreff deshalb kurz, aussagekräftig und wecke mit ihm sofort Interesse. Das kannst Du beispielsweise mit Adjektiven zum Stellentitel: Bewerbung als aufgeweckte Verkäuferin. Du kannst auch eine andere Einleitung wählen wie: Verstärkung Ihres Teams in der Finanzbuchhaltung.

Text Deiner E-Mail bei der Online-Bewerbung

Du solltest Dir gut überlegen, was Du in die E-Mail selbst hineinschreibst. Ein allgemeingültiger Text wie hiermit schicke ich Ihnen meine Bewerbungsunterlagen… hat weder Aussage- noch Überzeugungskraft. Außerdem gibt es tatsächlich kriminelle Mail-Formate, die als Bewerbung getarnt sind und natürlich keine individuellen Informationen preisgeben. Das kannst Du einfach ganz anders machen: Nimm einfach von Deinem aussagekräftigen Bewerbungsanschreiben die ersten ein oder zwei Absätze und kopiere Sie in Deine Bewerbungs-E-Mail. Dadurch sollte das Interesse der Leser geweckt werden, damit Deine Bewerbung im Anhang geöffnet wird.

Fußzeile Deiner Bewerbungs-E-Mail

Wie es sich für eine geschäftliche E-Mail gehört, sollte auch Deine Bewerbung per E-Mail einen angemessenen Rahmen haben. Neben einer gängigen Anrede wie im klassischen Bewerbungsschreiben auch gibt es eine Grußformel und Deinen Namen zum Schluss. Und in den Footer, also den untersten Teil Deiner E-Mail, gehören Deine Kontaktdaten. Außerdem erleichtert es Personalern, direkt mit Dir Kontakt aufzunehmen. Entweder weil Sie Interesse an Dir als künftiger Mitarbeiter oder ein paar Fragen zu Deiner Bewerbung haben. Oder ein Problem beim Öffnen der digitalen Bewerbung im Anhang kann dadurch auf kurzem Wege mit Dir geklärt werden.

Online-Bewerbungen auf Karriereseiten oder Jobportalen

Für die Arbeitgeber ein besserer Workflow, bedeutet für Bewerber häufig mehr Aufwand – die Rede ist von Bewerbungsformularen auf Karriereseiten oder Job-Plattformen. Für Arbeitgeber ist mit solch einem System ein weitgehend automatisierter Bewerbungsprozess möglich. Insbesondere Lebensläufe können mit einem ATS (Bewerber-Tracking-System) auf gefragte Keywords zu Qualifikation und Berufserfahrung ausgelesen und überprüft werden. Das automatisierte Vorgehen bei dieser Art von Online-Bewerbung hat für Bewerber leider gleich mehrere Nachteile: Lebensläufe müssen häufig komplett neu erfasst werden, manche individuellen Fälle sind schon gar nicht berücksichtigt bei den Eingabemasken und gerade dadurch fehlt die Möglichkeit der individuellen Abhebung von Mitbewerbern. Wäre da nicht ein kleines Textfeld, welches allzu oft zu wenig Beachtung findet.

Fülle das Bemerkungsfeld bei Online-Bewerbungen zum Hochladen

Zugegeben, ein Feld mit dem Titel Bemerkungen wirkt weder einladend noch besonders wichtig. Und doch findet beim Vergleich der digitalen Bewerbungen dieses Feld bei Personalern eine besondere Beachtung. Es gibt sogar Behauptungen, dass ein nicht genutztes Bemerkungsfeld bei so manchem Arbeitgeber zum Aussortieren dieser Online-Bewerbung führt. Was trägst Du nun in dieses Freitextfeld ein? Manche Recruiting-Systeme geben Dir mit deutlicheren Beschriftungen Hinweise, was zum Ziel führt: Was sollten wir noch über Dich wissen? Weshalb bist gerade Du besonders für diesen Job geeignet? Da das Textfeld vom Umfang meist sehr begrenzt ist, geht es nicht darum, die Inhalte Deines Bewerbungsanschreibens zu wiederholen oder gar 1:1 zu kopieren.

Vielmehr ist Deine Aufgabe, mit wenigen Sätzen auf den Punkt zu bringen, weshalb die Personaler Dich einladen sollten. Überlege Dir daher, was Dein Alleinstellungsmerkmal (USP) sein könnte, was Du dem Unternehmen an Mehrwert lieferst oder welche entscheidende Information in anderen Teilen Deiner Online-Bewerbung noch keinen Platz gefunden hat. Achte – wie beim Lebenslauf auch – darauf, dass die von Personalern gefragten Keywords zum Stellen- bzw. Anforderungsprofil von Dir genannt werden. Gleichzeitig solltest Du ganze Sätze formulieren, die sich schnell und gut lesen lassen. Wenn Du Dir bei den Formulierungen eine persönliche Unterstützung wünschst, schau doch mal, ob BewerbungsCoaching auch etwas für Dich ist.

Fazit: Online-Bewerbungen bieten für Bewerber ungeahnte Potenziale

Bei digitalen Bewerbungen geht es nicht nur um das Beherrschen gängiger Office-Software. Mit der Nutzung kleiner technischer Raffinessen verschaffst Du Dir als Bewerber bessere Sichtbarkeit bei Recruitern. Bei der E-Mail-Bewerbung gilt es ähnliche Gepflogenheiten zu beachten, wie beim klassischen Geschäftsbrief die DIN 5008. Vor allem aber die Betreffzeile sollte sich von anderen deutlich abheben. Und beim Hochladen Deiner Bewerbung gilt es, ebenso sorgfältig wie individuell Deine Person darzustellen und von anderen Bewerbern abzuheben.